Dans une étude réalisée par The Economist auprès de 567 chefs d’entreprises à la fin de 2011, 48% des dirigeants sondés croient qu’une majorité d’employés travailleront à partir de leur domicile d’ici 2020. 80% d’entre eux croient également que d’ici 2020 l’environnement de travail deviendra virtuel grâce au Cloud et la sécurité des réseaux mobiles. Si la vision de ces dirigeants se concrétise, aucun doute que l’information non-numérique n’aura plus sa place en entreprise. Le sans papier est donc une des étapes nécessaires à la création d’un environnement de travail entièrement mobile et virtuel dans lequel le partage d’information est fluide.

Afin de mener à bien un projet d’entreprise sans papier, vous devez considérer deux aspects spécifiques: vos processus d’affaires sans papier et votre architecture  informatique. La virtualisation de votre environnement de travail par l’élimination du papier entrainera inévitablement une plus grande dépendance à l’informatique pour votre organisation.

Un des éléments les plus importants afin d’assurer le succès de votre projet d’organisation sans papier est très simple : réduisez le nombre d’imprimantes disponibles dans vos bureaux! Remisez les petites imprimantes individuelles pour les remplacer par des imprimantes plus performantes et moins couteuses à l’utilisation qui seront disponibles à partir d’emplacements stratégiques dans vos bureaux.

La prolifération des téléphones intelligents et des tablettes en entreprise vous offre de nouvelles possibilités. Si votre équipe cesse d’utiliser le papier et le crayon, offrez-leur de nouvelles façons de consulter et de créer l’information. Les tablettes sont tout indiquées pour prendre des notes dans le cadre de réunions et les possibilités sont infinies. Il suffit d’être créatif!

Avant de débuter la numérisation de vos documents, vous devez avoir la certitude que votre environnement informatique est adéquat afin de recevoir le volume de nouvelles informations que vous génèrerez. Vous devez aussi avoir l’assurance que vos données seront protégées en cas de corruption de données, de feu, de vol ou toute autre situation. Ainsi, il est primordial de consulter un spécialiste qui pourra travailler de pair avec votre consultant expert en processus d’affaires sans papier.